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DOCUMENT MANAGEMENT

DOCUMENT MANAGEMENT

La proposta della Software Business in ambito SAP per la gestione documentale si articola in modo tale da coprire sia l’esigenza della pura archiviazione digitale del documento sia l’esigenza di conservare lo stesso nel rispetto delle normative fiscali attualmente in vigore.

Di seguito riportiamo l’architettura della soluzione SAP CS ed i principali flussi (attivo e passivo) relativi alla gestione documentale.

SAP Content Server – Repository for SAP DMS
Il SAP Content Server (SAP CS) è un’istanza server separata che viene utilizzata per archiviare diversi tipi di contenuti, come documenti acquisiti, immagini, fatture, documenti elettronici, etc.
Si tratta di un eccellente sistema di gestione dei documenti che SAP mette a disposizione dei suoi clienti.
Documenti e dati possono essere memorizzati in modo sicuro sia su DB MAXDB o su filesystem.
SAP Content Server è integrato tramite l’interfaccia http e può essere amministrato e/o monitorato direttamente dal sistema SAP. Lo scopo del SAP CS è di diminuire il detabase SAP archiviando i documenti in un server di contenuti utilizzando DB proprio.

I punti cardine del SAP CS:

• Molto facile da usare e facile da configurare
• Offre un’architettura flessibile e scalabile
• Possibilità di installare su file system o repository di database
• Archiviazione sicura che supporta i certificati di sicurezza
• Ridurre il carico di database SAP e migliorare l’efficienza di accesso ai documenti
• Backup automatico
• SAP Content Server è disponibile su vari Sistemi Operativi

Di seguito sono elencati alcuni degli ambiti di intervento delle soluzioni che forniamo per la piattaforma SAP in tema di Document Management System:

•  Gestione integrata dei documenti del flusso attivo in SAP
> Gestione di tutta la documentazione relativa all’oggetto SAP Offerta di Vendita
> Gestione archiviazione automatica del PDF della Conferma Ordine di Vendita
> Gestione tutta la documentazione relativa all’oggetto SAP Ordine di Vendita
> Archiviazione PDF. Scansioni delle bolle di consegna firmate dai trasportatori e classificazione automatica dei documenti
> Gestione archiviazione automatica PDF Fatture di vendita che nascono in SD o IFI
> Archiviazione PDF. Scansioni delle bolle doganali per le fatture extra CE
> Gestione archiviazione automatica PDF delle dichiarazioni di conformità legate alle fatture di vendita
> Gestione di documentazione varia relativa all’oggetto SAP Fattura di Vendita
> Gestione archiviazione automatica PDF dei solleciti cliente legati alle scritture contabili di SAP FI

•  Gestione integrata dei documenti del flusso passivo in SAP
> Gestione archiviazione automatica PDF Richieste di Offerta
> Allegati vari per l’oggetto Richiesta di Offerta
> Gestione archiviazione automatica PDF Conferme Ordini di Acquisto
> Gestione archiviazione automatica PDF Piani di Consegna
> Allegati vari per l’oggetto Ordine di Acquisto
> Archiviazione PDF. Scansioni delle bolle di entrata merci
> Gestione archiviazione automatica PDF delle posizioni dei movimenti merci (BEM)
> Archiviazione massiva dei PDF delle scansioni delle Fatture passive
> Archiviazione Documenti per la richiesta di autorizzazione al pagamento della fattura
> Archiviazione documenti approvativi per il pagamento della fattura

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