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Digitalizzare l’impresa per andare incontro al futuro: è questa la sfida di fronte alla quale si trovano molte aziende. Caffè Moak, realtà imprenditoriale made in Italy, attiva nel settore della torrefazione e distribuzione del caffè, ha affrontato con consapevolezza la necessità di questo cambiamento, realizzando grazie a SAP HANA un importante processo di trasformazione digitale che ha generato effetti positivi sul business e sull’organizzazione in generale. Il progetto è stato sviluppato da Software Business, azienda partner SAP, in partnership con ICM.S ed è stato presentato il 21 maggio all’evento “Destinazione Impresa Intelligente”, al Teatro Gerolamo di Milano.

Più vantaggi per tutte le funzioni aziendali

La crescita di Caffè Moak negli ultimi anni è stata esponenziale. Questo grazie al fatto che, per garantire la qualità del proprio core business, la società ha deciso di puntare al miglior ERP oggi disponibile. SAP, infatti, ha consentito al management della società di ottenere tutte le informazioni utili a garantire e supportare il miglioramento continuo dell’organizzazione mediante l’efficientamento delle diverse   aree aziendali, garantendo al tempo stesso una serena evoluzione di tutti i processi. Il sistema in uso prima del passaggio a SAP prevedeva la gestione del flusso attivo, della contabilità, del flusso passivo e del magazzino. Le informazioni del venduto e delle contabilità clienti per agenti venivano poi analizzate attraverso report su piattaforma QLIK. Esisteva, inoltre, un sistema esterno per la gestione della tentata vendita. Consapevole della necessità di digitalizzare e automatizzare i processi, il management ha ritenuto fondamentale l’utilizzo di un sistema ERP che accompagnasse l’azienda nella sua crescita, garantendo il controllo e la qualità del dato e che consentisse, allo stesso tempo, una modifica strategica dell’organigramma ed una nuova organizzazione del lavoro. Tutte le aree, infatti, grazie al passaggio al nuovo sistema, hanno ottenuto benefici in termini di tempistica e leggibilità delle informazioni, sempre allineate con la contabilità e fruibili a tutti i livelli funzionali.  Inoltre, le implementazioni hanno portato miglioramenti evidenti sulla gestione delle attività, sulla certezza ed univocità del dato, sull’organizzazione del lavoro, sulla gestione delle informazioni, oggi finalmente condivise. Ciò ha consentito la riduzione dei costi, la reingegnerizzazione dei processi e l’efficientamento della produzione e dei tempi.

Il risultato, straordinariamente raggiunto in soli 8  mesi rispettando la programmazione concordata con il Cliente, è stato quello di disporre di un’informazione univoca in tutti i comparti aziendali in tempo reale.  

Il contenuto delle implementazioni

SAP è stato implementato su DB HANA – SAP BUSINESS OBJECT 4.1 partendo dalla soluzione realizzata da Software Business per le torrefazioni. Il progetto si è basato sulle Best Practices di SAP ed è stato integrato con le esperienze maturate dal partner ICM.S. La soluzione individuata per  Caffè Moak è stata applicata a tutte le società del gruppo: la Holding (Società di servizi), Caffè Moak (Torrefazione di Caffè), Wolf (Assistenza e riparazioni) e per la realtà che si occupa di produzione e commercializzazione di macchine da caffè, per le quali sono stati attivati i seguenti moduli:

  • contabilità (FI);
  • acquisti (MM);
  • magazzino logico e fisico (WM);
  • vendite (SD);
  • controlling (CO);
  • reportistica avanzata mediante la suite Business Object (BO).

 

Per Caffè Moak, in particolare, sono stati implementati anche i moduli di:

  • Qualità (QM) integrato con la gestione di tutti i flussi di acquisto, produzione, magazzino e post vendita.
  • Pianificazione e avanzamento della produzione (PP)
  • SOP (Sales and Operation Planning) per la pianificazione della produzione a partire dallo storico e dalle previsioni di vendita.
  • Acquisti crudo (MM CV caffè verde) per il quale sono previste delle conferme relative all’accettazione campione di pre-imbarco, data imbarco ed arrivo in porto, e sul prezzo da stimato (utile alla creazione di budget) a fissato sulle chiusure di borsa (utile alla tesoreria e al controller).
  • Controllo di gestione (CO e BO): costruzione del calcolo costi del prodotto standard, analisi della profittabilità con cicli di ribaltamento dei costi di struttura o indiretti, gestione degli ordini di investimento.
  • È stata prevista, inoltre, la gestione acquisto/noleggio di apparecchiature con numero di matricola/equipment per consentire l’invio ai clienti in comodato e la possibilità di monitorarne la giacenza, i piani di manutenzione ed i consumi il tutto completamente integrato con la contabilità cespiti.
  • Flussi intercompany, anche per società estere.

Inoltre è stata realizzata un’integrazione con il sistema utilizzato dalla forza vendita su tablet, completa di cruscotti e report di monitoraggio, per verificare l’interscambio delle informazioni con SAP. È stata prevista, inoltre, la gestione di premi e sconti con la possibilità di controllare l’avanzamento dei contratti e verificarne gli obiettivi.

 

Nuove opportunità di sviluppo con SAP

Al momento Caffè Moak è attivamente impegnata nell’integrazione di SAP con tutti i sistemi informatici utilizzati in ambito produzione (torrefazione) e confezionamento (9 linee tra caffè in grani, macinato, capsule e cialde, oltre ai robot e ai palletizzatori), in modo tale da poter gestire e controllare tutte le attività in tali aree. E’ in fase di attivazione anche il modulo Plant Maintenance (PM), che permetterà di mappare in maniera gerarchica tutti gli impianti e le attrezzature aziendali e gestire la manutenzione ordinaria e straordinaria attraverso gli ordini di manutenzione. Anche questo garantirà minori interventi straordinari e maggior efficienza produttiva. L’implementazione di questo modulo integrato con quello del Customer Service (CS) permetterà agli operatori di ridurre i margini di errore nello svolgimento dei flussi di manutenzione: gli interventi saranno attribuiti ai rispettivi operatori e sarà possibile sia una precisa tracciabilità degli stessi che un miglior dettaglio dei costi sostenuti.

Attualmente, Software Business sta sviluppando per Caffè Moak anche un’applicazione che poggerà su SAP FIORI. Attraverso questa app, sarà possibile valutare in tempo reale la redditività di un cliente (o potenziale cliente) e concedere o meno dei premi/comodati/sconti/ etc.. grazie ai dati provenienti dall’ERP.